O Sistema de Gestão de Documentos da MPS Informática - GeDoc - realiza a administração de todas as atividades associadas ao controle dos acervos documentais de empresas e órgãos públicos, envolvendo as etapas de criação, movimentação, destinação e arquivo/eliminação. Sua adoção assegura total integridade e disponibilidade às informações armazenadas, proporcionando às empresas economia com a diminuição do espaço físico necessário a arquivos, localização rápida e precisa de documentos, inclusive os de natureza legal, além de contribuir significativamente para agilizar o processo de tomada de decisões.

O GeDoc incorpora as mais modernas tecnologias para implementar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), o que envolve a criação de documentos já na forma eletrônica, a digitalização daqueles que se encontram em papel, a indexação do acervo e os correspondentes mecanismos de pesquisa para sua localização, além de mapear os trajetos e controlar o status do fluxo documental (Workflow). Com essas funcionalidades as empresas podem preservar todos os seus documentos, manuseá-los com freqüência e extrema facilidade, independentemente do volume existente, além de poder eliminar grande parte do volume de papel que nelas circula.

Dentre os diversos benefícios proporcionados pela adoção do GeDoc, destacam-se:

• Eliminação de todos os mecanismos de controle e acompanhamento que sejam realizados manualmente, tais como livros e fichários.
• Digitalização e incorporação dos documentos que se encontram em papel (notas fiscais, contratos, correspondências, entre outros).
• Produção eletrônica e automática de documentos que se inserem no controle e acompanhamento do fluxo documental.
• Definição de um cadastro documental abrangente e completo, permitindo a localização do acervo por diversos critérios (nome dos personagens - modalidade fonética - assunto, origem, entre outros).
• Registro único do histórico de andamento, fornecendo relatórios de acompanhamento e análises estatísticas de produtividade.
• Controle dos prazos de tramitação, identificando aqueles que estejam em atraso em relação ao prazo padrão (definido de acordo com a natureza / assunto do objeto) - Workflow.
• Controle automático da remessa entre setores, bem como a emissão das respectivas guias de encaminhamento - Workflow.
• Em órgãos públicos, permite completo controle das atividades inerentes aos Protocolos Administrativos (processos constituídos a partir da protocolização de documentos no protocolo geral da instituição).
• O GeDoc permite que sejam criados textos padrões para utilizar quando do cadastro de documentos. Estes textos são vinculados aos documentos e o acompanharão em todo o trâmite, podendo o seu conteúdo ser visualizado a qualquer momento.
• Estabelecimento de classificação de temporalidade para os assuntos que devem ser associados a cada documento ou processo. O GeDoc já têm incorporada a facilidade de verificar os tempos de arquivamento de cada documento ou processo, de modo que automaticamente, a partir de uma determinada data, os expedientes sejam eliminados, evitando acumulo de papel na organização.